Mengelola Struktur Organisasi

Fitur "Organization Structure" di PeopleHub memungkinkan administrator untuk membuat, mengelola, dan menetapkan hierarki organisasi serta menugaskan karyawan ke unit-unit organisasi tersebut.

1. Mengakses Halaman Struktur Organisasi

• Login ke panel admin PeopleHub Anda.

• Pada menu navigasi di sisi kiri, di bawah bagian "Company", klik "Organization".

• Anda akan diarahkan ke halaman "Organization Structure".

2. Memahami Tampilan Halaman Struktur Organisasi

Halaman ini terbagi menjadi beberapa bagian utama:

• Area Input dan Manajemen Organisasi Baru (Kiri):

  • Name Organization: Kolom untuk memasukkan nama unit organisasi baru (misalnya, "Departemen Keuangan", "Divisi IT").

  • Parent ID: Dropdown untuk memilih induk dari unit organisasi yang sedang dibuat/diedit. Ini menentukan posisi unit dalam hierarki. Pilihan "Sebagai induk" berarti unit ini adalah level teratas atau tidak memiliki induk langsung yang lain.

  • Assigned Users to Organization: Area untuk mencari dan menugaskan karyawan ke unit organisasi ini.

    • Cari Karyawan: Kolom pencarian untuk menemukan karyawan berdasarkan nama atau ID.

    • Select All: Opsi untuk memilih semua karyawan yang ditampilkan.

    • Daftar karyawan dengan foto profil, nama, ID, dan unit organisasi saat ini (misalnya, "Aditya Pangestu SWA_011 | Service Deliver...").

• Daftar Struktur Organisasi yang Ada (Kanan):

  • Menampilkan daftar unit-unit organisasi yang sudah ada dalam sistem dalam bentuk "tag" atau "chip".

  • Setiap unit menampilkan namanya (misalnya, "Chief Executive Officer (CEO)", "HCGA and FINANCE", "Enterprise Business Solution (EBIS)").

  • Di samping setiap unit, terdapat ikon tempat sampah (hapus) yang memungkinkan administrator untuk menghapus unit organisasi tersebut dan juga terdpat ikon pensil yang gunanya untuk mengubah data organisasi tersebut.

3. Membuat Unit Organisasi Baru

• Pada kolom "Name Organization", masukkan nama unit organisasi yang ingin Anda buat (misalnya, "Departemen Pemasaran", "Tim Proyek X").

• Pilih "Parent ID" dari dropdown:

  • Pilih unit organisasi yang akan menjadi atasan langsung dari unit yang sedang Anda buat.

  • Jika unit ini adalah unit tingkat atas atau tidak memiliki induk, biarkan sebagai "Sebagai induk".

• Menugaskan Karyawan (Opsional):

  • Di bagian "Assigned Users to Organization", cari karyawan yang ingin Anda masukkan ke dalam unit organisasi ini.

  • Centang kotak di samping nama karyawan yang relevan. Anda bisa memilih lebih dari satu.

• Setelah semua informasi diisi, cari tombol "Submit"  klik tombol tersebut untuk menyimpan unit organisasi baru.

4. Mengubah Unit Organisasi yang Ada

• Untuk mengubah detail unit organisasi yang sudah ada (misalnya, mengubah nama atau induknya), Anda mungkin perlu:

  • Pada daftar struktur organisasi di sisi kanan, temukan unit organisasi yang ingin Anda ubah.

  • Klik ikon pensil (edit) di samping nama unit organisasi tersebut. Ini akan memuat detail unit organisasi ke area input di sisi kiri.

  • Lakukan perubahan yang diperlukan pada "Name Organization" atau "Parent ID". Anda juga dapat menambah atau mengurangi "Assigned Users to Organization".

  • Setelah selesai melakukan perubahan, klik tombol "Submit".

5. Menghapus Unit Organisasi

• Pada daftar struktur organisasi di sisi kanan, temukan unit organisasi yang ingin Anda hapus.

• Klik ikon tempat sampah (delete) di samping nama unit organisasi tersebut.

• Sistem akan meminta konfirmasi penghapusan. Pastikan Anda ingin menghapus unit tersebut karena tindakan ini mungkin tidak dapat dibatalkan dan dapat memengaruhi penugasan karyawan.

• Konfirmasi penghapusan.

• PENTING: DISCLAIMER Unit organisasi tidak dapat dihapus apabila di dalamnya masih terdapat karyawan yang sudah ditugaskan (assigned). Pastikan semua karyawan telah dipindahkan atau dilepaskan dari unit organisasi tersebut sebelum mencoba menghapusnya.

• Setelah memastikan tidak ada karyawan yang ditugaskan, konfirmasi penghapusan.

6. Menugaskan/Melepaskan Karyawan dari Organisasi

• Saat Membuat/Mengubah Organisasi: Anda dapat menugaskan karyawan langsung dari bagian "Assigned Users to Organization" dengan mencentang nama mereka.

• Melepaskan Karyawan: Untuk melepaskan karyawan dari unit organisasi, Anda mungkin perlu:

  • Mengakses detail unit organisasi tersebut dan menghapus centang pada nama karyawan.

  • Atau, melalui profil karyawan itu sendiri (jika ada fitur di modul "Employee Status" atau "Employee Id") untuk mengubah unit organisasinya.