Alur Persetujuan Permintaan

Umumnya, ketika karyawan mengajukan sebuah permintaan, notifikasi awal terkait persetujuan dapat dikirimkan melalui email kepada pihak yang berwenang untuk persetujuan pertama (misalnya, manajer langsung). Setelah persetujuan awal, atau secara langsung, permintaan tersebut akan masuk ke dasbor atau modul terkait di akun administrator untuk ditinjau dan ditindaklanjuti.

Flowchart ini menggambarkan proses persetujuan izin, yang melibatkan dua pihak utama: Requester dan Approver(s).

Bagian Requester:

1. Start: Proses dimulai.

2. Mengirim permohonan: Requester mengajukan permohonan izin.

3. (Sistem) mengirim notif ke approver terkait: Setelah permohonan dikirim, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada approver yang bersangkutan.

4. Ingin membatalkan?: Requester memiliki opsi untuk membatalkan permohonan.

   • Status belum selesai? (selesai, dibatalkan, ditolak): Sistem memeriksa status permohonan.

     • Ya (belum selesai):

       • Batalkan: Requester memutuskan untuk membatalkan.

       • (Sistem) update status "Dibatalkan": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Dibatalkan".

       • Stop: Proses berakhir.

     • Tidak (sudah selesai, dibatalkan, atau ditolak):

       • Tidak bisa dibatalkan: Permohonan tidak dapat dibatalkan jika statusnya sudah final.

5. Memperbaharui permohonan: Requester dapat memperbaharui permohonan. Jalur ini akan diambil jika permohonan dikembalikan oleh approver.

Bagian Approver(s):

1. Approver ke-n memproses permohonan: Approver yang menerima notifikasi akan memproses permohonan.

2. Aksi: Approver memiliki dua pilihan aksi:

   • Tolak:

     • Kembalikan?: Approver memiliki opsi untuk mengembalikan permohonan kepada Requester untuk diperbaiki/direvisi, bukan langsung menolaknya secara final.

       • Ya (Kembalikan):

         • Update Status "Dikembalikan": Sistem memperbarui status menjadi "Dikembalikan".

         • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem memberitahu requester bahwa permohonan dikembalikan. Requester kemudian dapat "Memperbaharui permohonan".

       • Tidak (Tolak secara final):

         • (Sistem) update status "Ditolak": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Ditolak".

         • Stop: Proses berakhir.

   • Setujui:

     • (Sistem) update status "Disetujui" tapi belum Selesai: Sistem memperbarui status menjadi "Disetujui" namun menandakan bahwa proses persetujuan mungkin belum final (jika ada approver berikutnya).

     • Masih ada approver selanjutnya?: Sistem memeriksa apakah ada approver lain yang harus menyetujui permohonan ini (misalnya, persetujuan berjenjang).

       • Ya:

         • (Sistem) mengirim notif ke approver selanjutnya: Sistem mengirimkan notifikasi kepada approver berikutnya. Proses kembali ke "Approver ke-n memproses permohonan" untuk approver selanjutnya.

       • Tidak: (Semua approver sudah menyetujui)

         • (Sistem) update status "Selesai": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Selesai" (fully approved).

         • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem mengirimkan notifikasi kepada requester bahwa permohonan telah disetujui sepenuhnya.

         • Stop: Proses berakhir.