TryzDesk User Guide
๐ก Butuh Bantuan?
Tenang, kami siap bantu. Ikuti panduan lengkap ini untuk mulai menggunakan TryzDesk dengan lancar!
Overview
TryzDesk adalah sistem Ticketing dan Lead management yang bisa membantu pekerjaan Anda sehari-hari terutama yang membutuhkan manajemen keluhan pelanggan, manajemen proyek, dan juga kolaborasi dengan tim internal di perusahaan Anda.
Sistem ini sangat cocok digunakan di tim yang biasa bekerja dengan cepat seperti metode agile / scrum pada manajemen proyeknya. Karena di dalam nya sudah tersedia fitur manajemen proyek yang support sprint dan kanban board.
Detailed Overview
Ticket Management di TryzDeskย adalah inti dari sistem helpdesk-nya โ digunakan untuk menangani, mengelola, dan merespons permintaan bantuan atau laporan dari pelanggan secara sistematis.
๐ซ Apa itu Ticket Management di TryzDesk?
Ticket adalah representasi dari satu masalah, pertanyaan, atau permintaan yang dikirim oleh pelanggan.
Fitur Ticket Management digunakan untuk:
-
Mengatur alur masuk permintaan dari pelanggan
-
Mendistribusikan tugas ke agen/support
-
Melacak status penyelesaian
-
Menyimpan riwayat komunikasi
๐งฉ Komponen Utama Ticket Management di Handesk
Berikut ini adalah komponen-komponen penting dalam sistem tiket Handesk:
| Komponen | Penjelasan |
|---|---|
| Subject | Judul dari tiket (misalnya: โTidak bisa loginโ) |
| Message / Thread | Isi atau kronologi percakapan antara pelanggan dan agen |
| Customer | Siapa yang mengirimkan tiket (nama, email) |
| Agent | Siapa yang ditugaskan untuk menangani tiket tersebut |
| Status | Status tiket: Open, Pending, Solved, Closed, dll |
| Priority | Prioritas: Low, Medium, High, Urgent |
| Category | Kategori tiket: misalnya Technical, Billing, Feature Request |
| Attachments | File yang dilampirkan pelanggan atau agen |
| Tags | Penanda bebas untuk memfilter atau mengelompokkan tiket |
| Internal Notes | Komentar internal yang tidak terlihat oleh pelanggan |
| SLA / Estimation Date | Tenggat waktu untuk merespons atau menyelesaikan tiket |
| Created At / Updated At | Waktu pembuatan dan terakhir diperbarui |
๐ก Cara Kerja Alur Ticket Management di Handesk
-
Tiket Masuk
-
Bisa masuk melalui form web, email, atau API
-
Sistem otomatis mencatat sebagai tiket baru
-
-
Pemberian Tugas
-
Tiket bisa di-assign ke agentย
-
Notifikasi dikirim ke agent terkait
-
-
Respon & Komunikasi
-
Agen membalas tiket (balasan bisa dikirim ke email pelanggan)
-
Semua percakapan tercatat dalam thread
-
- Eskalasi
- Tiket bisa dieskalasi jika tidak bisa diselesaikan oleh agent
- Tiket akan tampil di inbox assistant
- Selama tiket dieskalasi, komentar di thread akan otomatis menjadi privateย
-
Catatan Internal
-
Agen bisa meninggalkan catatan internal tanpa terlihat oleh pelanggan
-
Berguna untuk kolaborasi antar-agent
-
-
Pembaruan Status
-
Tiket diperbarui statusnya sesuai progres:
OpenโPendingโSolvedโClosed
-
-
Laporan & Analitik
-
Admin bisa melihat jumlah tiket, SLA yang dilanggar, performa agent, dsb
-
๐ Fitur Pendukung Lainnya
| Fitur | Penjelasan |
|---|---|
| Dashboard | Ringkasan jumlah tiket berdasarkan status, prioritas, dsb |
| Search & Filter | Mencari tiket berdasarkan kata kunci, tanggal, agent, dsb |
| Email Integration | Pelanggan bisa balas tiket lewat email, otomatis masuk ke sistem |
| Notifications | Email notifikasi untuk agent saat tiket baru masuk atau diupdate |
| Multi-Channel Input | Tiket bisa masuk dari email, form web, atau API eksternal |
| Multi-Agent Support | Bisa membagi tugas antar beberapa agent atau tim |
๐ฅ Peran dalam Sistem
| Role | Hak Akses |
|---|---|
| Admin | Melihat semua tiket, assign, ubah kategori/prioritas, statistik |
| Agent | Melihat tiket yang ditugaskan padanya, membalas tiket, tambah catatan |
| Customer | Melihat dan membalas tiket miliknya sendiri (melalui email atau portal jika ada) |
| Assistant | Melihat dan membalas (private) tiket yang dieskalasi |
๐ฏ Manfaat Ticket Management Handesk
-
Menyediakan alur kerja yang jelas dan terpusat untuk menangani masalah pelanggan
-
Meningkatkan efisiensi support
-
Menjamin tidak ada permintaan pelanggan yang terlewat
-
Memungkinkan pelaporan performa tim dan pengukuran kualitas layanan
Tickets
Tiket berfungsi untuk menampung dan mengelola keluhan, saran, pertanyaan, dsb dari customer / client Anda.
Selain itu juga bisa digunakan untuk tracking issue yang ada di tim internal Anda.
Contoh pada tim software development atau design agency misalnya. Teman satu tim melaporkan bahwa ada hasil pekerjaan kita yang error atau perlu revisi. Maka dia bisa menginput masalah nya pada fitur tiket ini.
Tiket bisa dibuat melalui form internal (setelah login), form public (tanpa login), maupun dari email. Tiket tersebut akanย
Membuat Tiket Baru
๐งพ User Guide: Proses Tiket di TryzDesk
Panduan ini menjelaskan langkah demi langkah alur kerja dari pembuatan tiket hingga penyelesaiannya dalam sistem TryzDesk.
๐ค Untuk Customer: Cara Membuat Tiket
1. Melalui Formulir Webย
-
Buka halaman kontak/helpdesk.
-
Isi formulir dengan informasi berikut:
-
Nama Lengkap
-
Email
-
Subjek Masalah
-
Deskripsi Masalah
-
Lampiran (opsional)
-
-
Klik tombol Kirim / Submit.
๐ Setelah dikirim, sistem akan membuat tiket dan mengirim email konfirmasi ke pelanggan.
๐งโ๐ป Untuk Agent: Menangani Tiket
2. Melihat Tiket Baru
-
Masuk ke dashboard Handesk sebagai Agent atau Admin.
-
Klik menu Tickets.
-
Filter tiket dengan status "Open" atau tanpa penugasan.
3. Membuka dan Memeriksa Tiket
-
Klik salah satu tiket dari daftar.
-
Periksa detail tiket:
-
Pesan dari pelanggan
-
Prioritas
-
Kategori
-
Waktu masuk
-
4. Menetapkan Penanggung Jawab (Assign)
-
Jika belum ditugaskan, klik tombol Assign to me atau pilih agent lain dari dropdown "Assign Agent".
5. Menanggapi Tiket
-
Tulis balasan di kolom Reply.
-
Klik tombol Send Reply.
๐จ Balasan akan dikirim ke email pelanggan secara otomatis, dan disimpan dalam riwayat tiket.
6. Menambahkan Catatan Internal (Opsional)
-
Klik tab Internal Notes.
-
Tulis komentar untuk tim (tidak terlihat oleh pelanggan).
-
Klik Save Note.
7. Mengubah Status Tiket
Setelah balasan dikirim:
-
Ubah status tiket menjadi:
-
Pending(menunggu respon pelanggan) -
Solved(masalah telah diselesaikan) -
Closed(ditutup sepenuhnya)
-
Contoh:
-
Jika menunggu balasan: pilih Pending
-
Jika sudah selesai: pilih Solved
๐ Untuk Customer: Melanjutkan Percakapan
-
Pelanggan bisa membalas email dari Handesk.
-
Sistem akan secara otomatis:
-
Menambahkan balasan ke thread tiket
-
Mengubah status tiket menjadi Open kembali
-
โ Menyelesaikan Tiket
8. Menutup Tiket
-
Setelah yakin masalah terselesaikan:
-
Klik Mark as Solved
-
Atau ubah status menjadi Closed
-
๐ Tiket dianggap selesai, dan tidak akan muncul lagi di daftar kerja aktif.
๐ Untuk Admin: Monitoring dan Evaluasi
-
Gunakan menu Dashboard untuk melihat:
-
Jumlah tiket per status
-
Performa agent (jumlah tiket ditangani)
-
Waktu respons rata-rata
-
-
Gunakan filter Tags, Category, dan Priority untuk evaluasi lebih dalam
๐ Tips Penting
| Tips | Penjelasan |
|---|---|
| ๐ฏ Gunakan kategori dan prioritas | Membantu pengelompokan dan prioritisasi tiket |
| ๐ Tambahkan lampiran jika perlu | Bukti error, screenshot, dsb |
| ๐ Jangan biarkan tiket terlalu lama | Gunakan notifikasi untuk tiket tak terjawab |
| ๐ง Gunakan catatan internal | Untuk kolaborasi antar agent |
Update Tiket
Project Management
Panduan mengelola project Anda dan tim dengan fitur project management
Chats
Notes
Leads
Fitur Leads berfungsi sebagai CRM (Customer Relationship Management) simple yang membantu kamu mengelola calon pelanggan atau prospek sebelum mereka menjadi pelanggan aktif.
Manajemen Leads
๐ Apa ituย Lead
Lead di TryzDesk adalah entitas yang merepresentasikan calon pelanggan, baik individu maupun perusahaan, yang menunjukkan potensi tertarik dengan produk atau layananmu.
Fitur Leads memungkinkan tim sales atau support:
-
Mencatat informasi kontak prospek
-
Melacak aktivitas follow-up
-
Menjadwalkan tugas atau pertemuan
-
Mengelola status prospek (apakah masih warm, sudah dihubungi, atau sudah menjadi pelanggan)
๐งฉ Komponen dalam Fitur Leads di TryzDesk
Berikut komponen yang biasanya ada:
| Komponen | Penjelasan |
|---|---|
| Lead Info | Nama, email, nomor telepon, perusahaan, catatan penting |
| Status | Tahapan seperti New, Contacted, Qualified, Won, Lost |
| Lead Tasks | Daftar tugas untuk menindaklanjuti lead (follow-up, kirim dokumen, dll) |
| Assignee | Siapa yang bertanggung jawab atas lead tersebut |
| Notes / Comments | Kolom diskusi atau log interaksi dengan lead |
| Timeline / Log Aktivitas | Jejak aktivitas atau pembaruan status dari waktu ke waktu |
-
Tambah Lead โ isi nama, kontak, catatan.
-
Buat Lead Tasks โ rencanakan follow-up, demo, dll.
-
Update status โ ubah status seiring proses berjalan.
-
Konversi ke pelanggan โ jika lead berhasil, bisa diproses lebih lanjut (misalnya dipindahkan ke sistem tiket atau sistem pelanggan aktif).
๐ฏ Manfaat Fitur Leads di Handesk
-
Memastikan semua prospek tertangani
-
Memudahkan manajemen pipeline penjualan
-
Memberi gambaran kinerja tim dalam menangani prospek
-
Mencatat interaksi agar tidak ada informasi hilang
โ๏ธ Lead Task
Lead Task biasanya digunakan untuk mengelola aktivitas atau tindakan yang perlu dilakukan terkait dengan sebuah "lead" (calon pelanggan atau prospek).
Penjelasan singkat:
Lead Task adalah tugas yang dikaitkan dengan lead tertentu, untuk membantu tim sales atau support menindaklanjuti prospek dengan cara yang terorganisir.
Contoh penggunaan Lead Task:
Misalnya kamu punya lead bernama "PT Maju Jaya" yang menunjukkan minat pada produk kamu.
Kamu bisa membuat beberapa Lead Tasks seperti:
-
๐ Follow-up via telepon pada tanggal 5 Juni
-
๐ง Kirim proposal penawaran
-
โ Cek respon email pada 10 Juni
-
๐๏ธ Jadwalkan demo produk
Setiap task ini bisa memiliki:
-
Judul/deskripsi
-
Tanggal jatuh tempo
-
Status (belum selesai, selesai)
-
Penanggung jawab (user atau agent)
Tujuan utamanya:
-
Menjaga agar setiap prospek mendapatkan tindak lanjut tepat waktu.
-
Menghindari kehilangan peluang karena lupa follow-up.
-
Mempermudah kolaborasi dalam tim penjualan/support.