Panduan Admin u/ Aplikasi HR

• Registrasi Akun
• Alur Registrasi Admin
• Proses Registrasi
• Login Akun
• Tampilan Dasbor
• Pengelolaan Perusahaan
• Alur Manajemen Perusahaan
• Manajemen Organisasi
• Satellite Office
• Project
• Employee Status
• Mengelola Struktur Organisasi
• Mengelola Jabatan (Job Position)
• Mengelola Tingkat Jabatan
• Manajemen Grade & Class
• Approval
• Konfigurasi Lembur
• Manajemen Approval Request
• Alur Persetujuan Perizinan
• Jenis Permintaan
• Alur Persetujuan Overtime
• Alur Persetujuan SPPD
• Pengelolaan Pengguna (User)
• List Pengguna Aplikasi HR
• Job Position

Registrasi Akun

Alur Registrasi Admin

Untuk menggunakan Aplikasi HR, Anda perlu melakukan registrasi atau pendafataran terlebih dahulu. Ketika melakukan pendaftaran di Aplikasi HR, Anda berarti mendaftarkan diri sebagai admin/pemilik perusahaan. Untuk mendaftarkan karyawan, Anda bisa melakukannya di dalam aplikasi setelah berhasil terdaftar sebagai admin. Fitur yang Anda dapatkan sesuai dengan paket yang dipilih ketika pendaftaran. Alur nya kurang lebih seperti pada diagram berikut:

Proses Registrasi

Untuk menggunakan Aplikasi HR, Anda perlu melakukan registrasi atau pendafataran terlebih dahulu. Ketika melakukan pendaftaran di Aplikasi HR, Anda berarti mendaftarkan diri sebagai admin/pemilik perusahaan. Untuk mendaftarkan karyawan, Anda bisa melakukannya di dalam aplikasi setelah berhasil terdaftar sebagai admin. Fitur yang Anda dapatkan sesuai dengan paket yang dipilih ketika pendaftaran.

1. Buka link registrasi di URL https://register.peoplehub.my.id/ (dev) atau https://register-staging.peoplehub.my.id/ (staging)
2. Isi detail form sesuai dengan email dan telepon Anda
   
   
   
   
3. Klik daftar, lalu akan tampil form berikutnya (jika ada) yang berisi info perusahaan
4. isi detail anda di perusahaan
   
   
5. Klik tombol "Mulai Gunakan PeopleHub".
6. Akun Anda akan dibuat oleh system sebagai admin perusahaan
7. Anda akan menerima email untuk verifikasi. Lakukan verifikasi agar bisa login ke aplikasi.
   

Login Akun

Setelah berhasil melakukan registrasi atau pendaftaran di Aplikasi HR, Anda telah terdaftar sebagai admin/pemilik perusahaan. Proses ini berarti Anda siap untuk mengelola operasional HR perusahaan Anda. Untuk mendaftarkan karyawan dan mengakses fitur-fitur lainnya, Anda perlu masuk ke dalam aplikasi terlebih dahulu. Fitur yang Anda dapatkan akan disesuaikan dengan paket yang Anda pilih saat pendaftaran. 

Proses Login

1. Pada halaman yang terbuka, Anda akan melihat formulir login.

2. Masukkan Email yang Anda gunakan saat mendaftar.

3. Masukkan Kata Sandi akun Anda.

4. Klik tombol "Login" atau "Masuk".

Jika Anda mengalami kesulitan masuk atau lupa kata sandi, cari opsi "Lupa Kata Sandi" atau hubungi tim dukungan Aplikasi HR.

Tampilan Dasbor

Setelah berhasil login, Anda akan disambut dengan Dasbor Utama. Halaman ini dirancang untuk memberikan Anda gambaran umum yang cepat dan akses mudah ke informasi serta tugas-tugas penting.

Pada Dasbor, Anda akan melihat elemen-elemen berikut:

• Sidebar Navigasi (Kiri):

  • PeopleHub Logo: Terletak di bagian kiri atas.

  • Dasboards: Tombol aktif yang menunjukkan Anda berada di halaman dasbor.

  • Administrator: Mengelola pengaturan dan hak akses administrator.

  • Company: Pengaturan terkait perusahaan, seperti departemen, cabang, dll.

  • Time Management: Untuk mengelola kehadiran, lembur, cuti, dan izin.

  • Finance: Untuk modul terkait keuangan atau penggajian (jika diaktifkan).

• Header (Kanan Atas):

  • Admin PeopleHub: Menunjukkan peran Anda sebagai Administrator.

  • Master: Menunjukkan tingkat akses Anda (misalnya, Master Admin).

  • Ikon Profil: Untuk mengakses pengaturan profil atau logout.

• Area Konten Utama Dasbor:
  • "Selamat Datang Kembali, Admin PeopleHub!": Pesan sambutan personal untuk Anda.
  • Pesan Motivasi: "Setiap detik yang kamu luangkan untuk usaha adalah investasi pada mas..." (dan seterusnya).
  • Kartu Informasi Penting:
    • Kebijakan Request Attendance & Overtime: Menampilkan informasi penting atau tautan ke kebijakan terkait kehadiran dan lembur. Anda mungkin perlu klik "Load more" untuk melihat detail lengkapnya.
    • Leave: Menampilkan ringkasan permintaan cuti. Jika tidak ada data, akan tertulis "No Data Leave".
    • Permit: Menampilkan ringkasan permintaan izin. Terdapat tombol "Show List" untuk melihat daftar izin lebih lanjut.
  • Informasi Kontrak Karyawan:
    • Contract Employee: Menampilkan daftar karyawan dengan status kontrak.
    • Terdapat kolom Full Name, Status, dan End Date kontrak.
    • Anda bisa menggunakan "Cari nama karyawan" untuk mencari spesifik karyawan.
    • Total jumlah data kontrak karyawan juga ditampilkan (misalnya, "Total: 0 data").
  • Kalender & Hari Libur:
    • Kalender: Menampilkan kalender bulan berjalan dengan penanda tanggal.
    • Tanggal Merah: Menunjukkan hari libur nasional atau event khusus.

    • Public Holiday (Hari Libur Nasional): Menjelaskan bahwa tanggal yang ditandai dengan warna khusus (umumnya merah) pada kalender adalah hari libur resmi atau nasional.

    • Event (Acara): Menjelaskan bahwa tanggal yang ditandai dengan simbol atau warna lain pada kalender adalah acara penting atau kegiatan yang telah dijadwalkan oleh perusahaan.
      

Dasbor ini berfungsi sebagai ringkasan aktivitas HR Anda, memungkinkan Anda untuk dengan cepat memantau status karyawan, permintaan cuti/izin, dan hari-hari penting.

Pengelolaan Perusahaan

Alur Manajemen Perusahaan

Setelah admin terdaftar, maka yang selanjutnya harus dilakukan oleh admin yaitu konfigurasi data perusahaan. Step ini sangat penting untuk proses berikutnya seperti registrasi karyawan, dst. Alur/flow nya kurang lebih seperti pada diagram berikut:

Manajemen Organisasi

Pada menu ini admin dapat menambahkan struktur organisasi yang ada dalam perusahaan, admin juga dapat meng-assign karyawan atau deployee siapa saja yang akan ditambahkan ke dalam organisasi tersebut.

1. Login ke aplikasi web admin
2. Pilih menu Company -> Organization

   

3. Tampilan akan seperti ini, admin mengisi semua text box yang dibutuhkan. Admin juga dapat meng-assign siapa saja karyawan yang akan berada pada organisasi tersebut. 

   

4. Admin juga dapat melakukan pengeditan pada organisasi yang sudah tersedia jika dirasa perlu ada perubahan pada organisasi tersebut.

   

5. kemudian klik submit untuk menyimpan organisasi.

Satellite Office

Admin dapat menambahkan lokasi client (misalnya kantor/gedung/koordinat) ke dalam sistem. Saat ada meeting, karyawan dapat melakukan check-in melalui aplikasi hanya jika berada di lokasi yang telah ditentukan oleh admin.

1. Login ke aplikasi web admin
2. Pilih menu Company > Satellite Office

   

3. Tampilannya akan seperti ini, klik Add Satellite Office untuk menambahkan posisi client. 

   

4. Halaman akan seperti ini

   

5. Admin mengisi semua text box yang dibutuhkan, lalu klik button Simpan, dan lokasi client berhasil di simpan pada aplikasi.

Project

Modul "Project" memungkinkan administrator untuk mendefinisikan dan mengelola daftar proyek yang sedang berjalan di perusahaan. Karyawan kemudian dapat ditugaskan ke proyek-proyek ini, yang berguna untuk pelacakan waktu, alokasi sumber daya, dan pelaporan proyek.

Untuk mengakses modul ini: Navigasi melalui menu samping: Company > Project.

Pada tampilan modul "Project", Anda akan menemukan:

1. Kotak Pencarian Proyek (Search project...): Untuk mencari proyek spesifik.

2. Tombol + add project (Tambah Proyek): Untuk menambahkan proyek baru. Anda akan diminta untuk mengisi detail proyek.

3. Tabel Daftar Proyek:

   • Menampilkan PROJECT ID (ID Proyek), PROJECT NAME (Nama Proyek), START DATE - END DATE (Tanggal Mulai - Tanggal Berakhir), STATUS proyek (misalnya, New, On Hold, Running), dan AKSI (Actions).

   • Kolom AKSI berisi ikon seperti Edit (Pensil), Link (untuk tautan ke sesuatu), dan Hapus (Tong Sampah).

Pentingnya Pengelolaan Proyek: Pencatatan proyek membantu dalam alokasi waktu karyawan, pelacakan kemajuan, dan pelaporan biaya terkait proyek.

Employee Status

Modul "Employee Status" memungkinkan Anda untuk mendefinisikan dan mengelola berbagai status pekerjaan karyawan yang ada di perusahaan (misalnya, Karyawan Tetap, Kontrak, Magang, Freelance, Berhenti, Outsourcing).

Untuk mengakses modul ini: Navigasi melalui menu samping: Company > Employee Status.

Pada tampilan modul "Employee Status", Anda akan menemukan:

1. Tombol + add status (Tambah Status): Untuk menambahkan status karyawan baru.

2. Tabel Daftar Status Karyawan:

   • Menampilkan NAME EMPLOYEE STATUS (Nama Status Karyawan) dan AKSI (Actions).

   • Kolom AKSI berisi ikon Edit (Pensil) dan Hapus.

Pentingnya Status Karyawan: Status karyawan yang jelas penting untuk pengelolaan data HR, kebijakan cuti, penggajian, dan kepatuhan regulasi.

Mengelola Struktur Organisasi

Fitur "Organization Structure" di PeopleHub memungkinkan administrator untuk membuat, mengelola, dan menetapkan hierarki organisasi serta menugaskan karyawan ke unit-unit organisasi tersebut.

1. Mengakses Halaman Struktur Organisasi

• Login ke panel admin PeopleHub Anda.

• Pada menu navigasi di sisi kiri, di bawah bagian "Company", klik "Organization".

• Anda akan diarahkan ke halaman "Organization Structure".

2. Memahami Tampilan Halaman Struktur Organisasi

Halaman ini terbagi menjadi beberapa bagian utama:

• Area Input dan Manajemen Organisasi Baru (Kiri):

  • Name Organization: Kolom untuk memasukkan nama unit organisasi baru (misalnya, "Departemen Keuangan", "Divisi IT").

  • Parent ID: Dropdown untuk memilih induk dari unit organisasi yang sedang dibuat/diedit. Ini menentukan posisi unit dalam hierarki. Pilihan "Sebagai induk" berarti unit ini adalah level teratas atau tidak memiliki induk langsung yang lain.

  • Assigned Users to Organization: Area untuk mencari dan menugaskan karyawan ke unit organisasi ini.

    • Cari Karyawan: Kolom pencarian untuk menemukan karyawan berdasarkan nama atau ID.

    • Select All: Opsi untuk memilih semua karyawan yang ditampilkan.

    • Daftar karyawan dengan foto profil, nama, ID, dan unit organisasi saat ini (misalnya, "Aditya Pangestu SWA_011 | Service Deliver...").

• Daftar Struktur Organisasi yang Ada (Kanan):

  • Menampilkan daftar unit-unit organisasi yang sudah ada dalam sistem dalam bentuk "tag" atau "chip".

  • Setiap unit menampilkan namanya (misalnya, "Chief Executive Officer (CEO)", "HCGA and FINANCE", "Enterprise Business Solution (EBIS)").

  • Di samping setiap unit, terdapat ikon tempat sampah (hapus) yang memungkinkan administrator untuk menghapus unit organisasi tersebut dan juga terdpat ikon pensil yang gunanya untuk mengubah data organisasi tersebut.

3. Membuat Unit Organisasi Baru

• Pada kolom "Name Organization", masukkan nama unit organisasi yang ingin Anda buat (misalnya, "Departemen Pemasaran", "Tim Proyek X").

• Pilih "Parent ID" dari dropdown:

  • Pilih unit organisasi yang akan menjadi atasan langsung dari unit yang sedang Anda buat.

  • Jika unit ini adalah unit tingkat atas atau tidak memiliki induk, biarkan sebagai "Sebagai induk".

• Menugaskan Karyawan (Opsional):

  • Di bagian "Assigned Users to Organization", cari karyawan yang ingin Anda masukkan ke dalam unit organisasi ini.

  • Centang kotak di samping nama karyawan yang relevan. Anda bisa memilih lebih dari satu.

• Setelah semua informasi diisi, cari tombol "Submit"  klik tombol tersebut untuk menyimpan unit organisasi baru.

4. Mengubah Unit Organisasi yang Ada

• Untuk mengubah detail unit organisasi yang sudah ada (misalnya, mengubah nama atau induknya), Anda mungkin perlu:

  • Pada daftar struktur organisasi di sisi kanan, temukan unit organisasi yang ingin Anda ubah.

  • Klik ikon pensil (edit) di samping nama unit organisasi tersebut. Ini akan memuat detail unit organisasi ke area input di sisi kiri.

  • Lakukan perubahan yang diperlukan pada "Name Organization" atau "Parent ID". Anda juga dapat menambah atau mengurangi "Assigned Users to Organization".

  • Setelah selesai melakukan perubahan, klik tombol "Submit".

5. Menghapus Unit Organisasi

• Pada daftar struktur organisasi di sisi kanan, temukan unit organisasi yang ingin Anda hapus.

• Klik ikon tempat sampah (delete) di samping nama unit organisasi tersebut.

• Sistem akan meminta konfirmasi penghapusan. Pastikan Anda ingin menghapus unit tersebut karena tindakan ini mungkin tidak dapat dibatalkan dan dapat memengaruhi penugasan karyawan.

• Konfirmasi penghapusan.

• PENTING: DISCLAIMER Unit organisasi tidak dapat dihapus apabila di dalamnya masih terdapat karyawan yang sudah ditugaskan (assigned). Pastikan semua karyawan telah dipindahkan atau dilepaskan dari unit organisasi tersebut sebelum mencoba menghapusnya.

• Setelah memastikan tidak ada karyawan yang ditugaskan, konfirmasi penghapusan.

6. Menugaskan/Melepaskan Karyawan dari Organisasi

• Saat Membuat/Mengubah Organisasi: Anda dapat menugaskan karyawan langsung dari bagian "Assigned Users to Organization" dengan mencentang nama mereka.

• Melepaskan Karyawan: Untuk melepaskan karyawan dari unit organisasi, Anda mungkin perlu:

  • Mengakses detail unit organisasi tersebut dan menghapus centang pada nama karyawan.

  • Atau, melalui profil karyawan itu sendiri (jika ada fitur di modul "Employee Status" atau "Employee Id") untuk mengubah unit organisasinya.

Mengelola Jabatan (Job Position)

Fitur "Job Position" memungkinkan administrator untuk membuat, mengelola, dan menetapkan daftar jabatan yang ada di perusahaan, serta menentukan hierarki antar jabatan.

1. Mengakses Halaman Daftar Jabatan

2. Memahami Tampilan Halaman Daftar Jabatan

Halaman ini menampilkan tabel yang berisi daftar semua jabatan yang sudah terdaftar dalam sistem:

3. Menambah Jabatan Baru

4. Mengubah Jabatan yang Ada

5. Menghapus Jabatan

Mengelola Tingkat Jabatan

Fitur "Job Level" memungkinkan administrator untuk mendefinisikan dan mengelola berbagai tingkatan atau level jabatan dalam struktur perusahaan Anda (misalnya, Staff, Senior, Manager, Direktur, dll.).

1. Mengakses Halaman Daftar Tingkat Jabatan

• Login ke panel admin PeopleHub Anda.

• Pada menu navigasi di sisi kiri, di bawah bagian "Company", klik "Job Level".

• Anda akan diarahkan ke halaman "Level Position".

2. Memahami Tampilan Halaman Daftar Tingkat Jabatan

Halaman ini menampilkan tabel yang berisi daftar semua tingkat jabatan yang sudah terdaftar dalam sistem:

• NAME JOB LEVEL: Nama dari tingkat jabatan (misalnya, "Senior", "Magang", "Lead", "Supervisor", "Staff").

• ACTIONS: Kolom ini berisi ikon tindakan untuk setiap tingkat jabatan:

  • Ikon Pensil (Edit): Untuk mengubah nama tingkat jabatan.

  • Ikon Tempat Sampah (Hapus): Untuk menghapus tingkat jabatan dari daftar.

• Navigasi Halaman: Di bagian kanan bawah tabel, terdapat kontrol navigasi untuk melihat jumlah baris per halaman ("Rows per page") dan beralih antar halaman data (misalnya, "1-10 of 37").

3. Menambah Tingkat Jabatan Baru

• Di pojok kanan atas tabel, klik tombol "+ Add Level".

• (Asumsi: Sebuah formulir atau pop-up akan muncul untuk mengisi detail tingkat jabatan baru).

• Isi informasi yang diperlukan, yaitu:

  • Name Job Level: Masukkan nama tingkat jabatan baru (misalnya, "Junior Staff", "Assistant Manager").

• Klik tombol "Simpan" atau "Add Level" pada formulir tersebut untuk menambahkan tingkat jabatan baru.

4. Mengubah Tingkat Jabatan yang Ada

• Pada tabel "Level Position", cari tingkat jabatan yang ingin Anda ubah.

• Di kolom "ACTIONS" pada baris tingkat jabatan tersebut, klik ikon pensil (edit).

• (Asumsi: Sebuah formulir akan muncul dengan nama tingkat jabatan yang sudah terisi).

• Lakukan perubahan yang diperlukan pada "Name Job Level".

• Klik tombol "Simpan Perubahan" (atau sejenisnya) pada formulir tersebut untuk menyimpan pembaruan.

5. Menghapus Tingkat Jabatan

• Pada tabel "Level Position", cari tingkat jabatan yang ingin Anda hapus.

• Di kolom "ACTIONS" pada baris tingkat jabatan tersebut, klik ikon tempat sampah (hapus).

• Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi penghapusan.

  PENTING: DISCLAIMER Tingkat jabatan tidak dapat dihapus apabila terdapat Jabatan (Job Position) atau Karyawan yang masih terhubung/terassigned ke tingkat jabatan tersebut. Pastikan semua entitas yang terkait telah diubah tingkat jabatannya sebelum mencoba menghapus.

• Setelah memastikan semua prasyarat terpenuhi, konfirmasi penghapusan.

Manajemen Grade & Class

Fitur "Grade & Class" memungkinkan administrator untuk mendefinisikan dan mengelola sistem tingkatan (grade) dan sub-kategori (kelas) karyawan dalam struktur perusahaan Anda. Ini memungkinkan klasifikasi yang lebih granular di bawah setiap grade.

1. Mengakses Halaman Grade & Kelas

• Login ke panel admin PeopleHub Anda.

• Pada menu navigasi di sisi kiri, di bawah bagian "Company", klik "Grade & Class".

• Anda akan diarahkan ke halaman ini, yang memiliki dua tab utama: "Grade" dan "Class".

2. Tab "Grade"

Tab ini digunakan untuk mengelola daftar tingkatan atau "grade" karyawan (misalnya, A, B, C, D, dst.).

2.2.1 Memahami Tampilan Halaman "Grade"

Halaman ini menampilkan tabel "List Grade" yang berisi daftar semua grade yang sudah terdaftar:

• NAMA GRADE: Nama dari grade tersebut (misalnya, "A", "B", "C", "D").

• ACTIONS: Kolom ini berisi ikon tindakan untuk setiap grade:

  • Ikon Pensil (Edit): Untuk mengubah nama grade.

  • Ikon Tempat Sampah (Hapus): Untuk menghapus grade dari daftar.

• Navigasi Halaman: Di bagian kanan bawah tabel, terdapat kontrol navigasi untuk melihat jumlah baris per halaman ("Rows per page") dan beralih antar halaman data (misalnya, "1-10 of 10").

2.2.2 Menambah Grade Baru

• Pada tab "Grade", di pojok kanan atas tabel, klik tombol "+ Add Grade".

• (Asumsi: Sebuah formulir atau pop-up akan muncul untuk mengisi detail grade baru).

• Isi informasi yang diperlukan, yaitu:

  • Nama Grade: Masukkan nama grade baru (misalnya, "E+", "F-").

• Klik tombol "Simpan" atau "Add Grade" pada formulir tersebut untuk menambahkan grade baru.

2.2.3 Mengubah Grade yang Ada

• Pada tabel "List Grade", cari grade yang ingin Anda ubah.

• Di kolom "ACTIONS" pada baris grade tersebut, klik ikon pensil (edit).

• (Asumsi: Sebuah formulir akan muncul dengan nama grade yang sudah terisi).

• Lakukan perubahan yang diperlukan pada "Nama Grade".

• Klik tombol "Simpan Perubahan" (atau sejenisnya) pada formulir tersebut untuk menyimpan pembaruan.

2.2.4 Menghapus Grade

• Pada tabel "List Grade", cari grade yang ingin Anda hapus.

• Di kolom "ACTIONS" pada baris grade tersebut, klik ikon tempat sampah (hapus).

• Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi penghapusan.

  PENTING: DISCLAIMER Grade tidak dapat dihapus apabila terdapat Karyawan atau konfigurasi lain (misalnya Class, Job Level, Job Position) yang masih terhubung/terassigned ke grade tersebut. Pastikan semua entitas yang terkait telah diubah gradenya sebelum mencoba menghapus.

• Setelah memastikan semua prasyarat terpenuhi, konfirmasi penghapusan.

3. Tab "Class"

Tab ini digunakan untuk mengelola sub-kategori atau "kelas" di bawah setiap grade yang ada (misalnya, untuk Grade A, bisa ada Kelas A1, A2, A3).

3.1 Memahami Tampilan Halaman "Class"

• Catatan: Tampilan konten untuk tab "Class" tidak terlihat pada gambar yang diberikan, namun diasumsikan memiliki struktur tabel serupa dengan tab "Grade".

• Tabel ini kemungkinan akan menampilkan kolom seperti:

  • NAMA CLASS: Nama dari kelas (misalnya, "A1", "A2").

  • GRADE TERKAIT: Menunjukkan grade induk dari kelas tersebut (misalnya, "A").

  • ACTIONS: Ikon pensil (edit) dan tempat sampah (hapus).

3.2 Menambah Kelas Baru

• Pada tab "Class", cari tombol "+ Add Class" (lokasi diasumsikan serupa dengan "+ Add Grade").

• (Asumsi: Sebuah formulir atau pop-up akan muncul).

• Isi informasi yang diperlukan:

  • Nama Class: Masukkan nama kelas baru (misalnya, "B1", "C2").

  • Grade Terkait: Pilih grade induk yang sesuai dari dropdown (misalnya, jika Anda membuat "A1", pilih "A" sebagai grade terkait).

• Klik tombol "Simpan" atau "Add Class" untuk menambahkan kelas baru.

3.3 Mengubah Kelas yang Ada

• Pada tabel "List Class" (diasumsikan), cari kelas yang ingin Anda ubah.

• Di kolom "ACTIONS" pada baris kelas tersebut, klik ikon pensil (edit).

• (Asumsi: Sebuah formulir akan muncul dengan nama kelas dan grade terkait yang sudah terisi).

• Lakukan perubahan yang diperlukan pada "Nama Class" atau "Grade Terkait".

• Klik tombol "Simpan Perubahan" (atau sejenisnya) untuk menyimpan pembaruan.

3.4 Menghapus Kelas

• Pada tabel "List Class" (diasumsikan), cari kelas yang ingin Anda hapus.

• Di kolom "ACTIONS" pada baris kelas tersebut, klik ikon tempat sampah (hapus).

• Sistem kemungkinan akan meminta konfirmasi penghapusan.

  PENTING: DISCLAIMER Kelas tidak dapat dihapus apabila terdapat Karyawan yang masih terhubung/terassigned ke kelas tersebut. Pastikan semua karyawan telah diubah kelasnya sebelum mencoba menghapus.

• Setelah memastikan semua prasyarat terpenuhi, konfirmasi penghapusan.

Approval

Pada menu ini admin membuat beberapa Approval Configuration, dengan cara:

1. Login pada web admin
2. Klik Company -> Approval 

   

3. Tampilan akan seperti di bawah ini

   

4. Kemudian lakukan pengeditan pada salah satu approval
5. Klik Edit dan tampilan akan seperti berikut ini

   

6. Admin dapat membuat atau menambahkan konfigurasi baru dengan klik "+ Add New"
7. Tampilan akan seperti di bawah

   

8. Admin dapat memilih target siapa saja yang akan di set pada konfigurasi ini

   

9. Admin juga dapat membuat rules untuk konfigurasi 

   

10. Setelah semua di set klik simpan kemudian konfigurasi approval akan terset, hal yang sama juga dapat dilakukan pada jenis approval lainnya.

Konfigurasi Lembur

 

1. Login ke aplikasi web admin
2. Pilih menu Time Management > Overtime
   
3. Akan tampil daftar konfigurasi / kebjikan lembur yang ada di perusahaan tersebut atau list kosong jika belum ada
   
4. Klik Add New untuk membuat konfigurasi baru
5. Akan tampil halaman seperi ini
   
   1. Target berisi pilihan karyawan, divisi, atau cabang ataupun bagian lainnya di perusahaan yang akan menerima  kebijakan ini
   2. Value akan menyesuaikan dengan Target. Contoh jika Target diisi Branch, maka Value akan berisi pilihan cabang yang ada di perusahaan tersebut. Jika diisi Job Posision, maka Value akan berisi pilihan posisi pekerjaan yang ada di perusahaan tersebut.
   3.  
6. Klik Icon Pencil untuk mengedit konfigurasi

Manajemen Approval Request

Alur Persetujuan Perizinan

Flowchart ini menggambarkan proses persetujuan izin, yang melibatkan dua pihak utama: Requester dan Approver(s).

Bagian Requester:

1. Start: Proses dimulai.

2. Mengirim permohonan: Requester mengajukan permohonan izin.

3. (Sistem) mengirim notif ke approver terkait: Setelah permohonan dikirim, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada approver yang bersangkutan.

4. Ingin membatalkan?: Requester memiliki opsi untuk membatalkan permohonan.

   • Status belum selesai? (selesai, dibatalkan, ditolak): Sistem memeriksa status permohonan.

     • Ya (belum selesai):

       • Batalkan: Requester memutuskan untuk membatalkan.

       • (Sistem) update status "Dibatalkan": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Dibatalkan".

       • Stop: Proses berakhir.

     • Tidak (sudah selesai, dibatalkan, atau ditolak):

       • Tidak bisa dibatalkan: Permohonan tidak dapat dibatalkan jika statusnya sudah final.

5. Memperbaharui permohonan: Requester dapat memperbaharui permohonan. Jalur ini akan diambil jika permohonan dikembalikan oleh approver.

Bagian Approver(s):

1. Approver ke-n memproses permohonan: Approver yang menerima notifikasi akan memproses permohonan.

2. Aksi: Approver memiliki dua pilihan aksi:

   • Tolak:

     • Kembalikan?: Approver memiliki opsi untuk mengembalikan permohonan kepada Requester untuk diperbaiki/direvisi, bukan langsung menolaknya secara final.

       • Ya (Kembalikan):

         • Update Status "Dikembalikan": Sistem memperbarui status menjadi "Dikembalikan".

         • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem memberitahu requester bahwa permohonan dikembalikan. Requester kemudian dapat "Memperbaharui permohonan".

       • Tidak (Tolak secara final):

         • (Sistem) update status "Ditolak": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Ditolak".

         • Stop: Proses berakhir.

   • Setujui:

     • (Sistem) update status "Disetujui" tapi belum Selesai: Sistem memperbarui status menjadi "Disetujui" namun menandakan bahwa proses persetujuan mungkin belum final (jika ada approver berikutnya).

     • Masih ada approver selanjutnya?: Sistem memeriksa apakah ada approver lain yang harus menyetujui permohonan ini (misalnya, persetujuan berjenjang).

       • Ya:

         • (Sistem) mengirim notif ke approver selanjutnya: Sistem mengirimkan notifikasi kepada approver berikutnya. Proses kembali ke "Approver ke-n memproses permohonan" untuk approver selanjutnya.

       • Tidak: (Semua approver sudah menyetujui)

         • (Sistem) update status "Selesai": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Selesai" (fully approved).

         • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem mengirimkan notifikasi kepada requester bahwa permohonan telah disetujui sepenuhnya.

         • Stop: Proses berakhir.

Jenis Permintaan

Jenis-Jenis Permintaan yang Dapat Diajukan Karyawan:

Berikut adalah daftar jenis permintaan yang dapat diajukan oleh karyawan melalui Aplikasi HR, yang kemudian akan masuk ke alur persetujuan Anda sebagai admin:

1. Foto: Permintaan untuk mengubah atau memperbarui foto profil karyawan.

2. Cuti: Permohonan cuti karyawan, termasuk detail jenis cuti dan durasi. Administrator perlu memeriksa kuota cuti yang tersedia sebelum menyetujui.

3. Lembur: Permohonan untuk mencatat waktu kerja tambahan atau pengajuan lembur.

4. SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas): Pengajuan perjalanan dinas resmi oleh karyawan, termasuk detail tujuan, durasi, dan tujuan perjalanan.

5. Perubahan Shift: Permohonan untuk mengubah jadwal atau lokasi kerja (shift) karyawan.

6. Reimbursement: Pengajuan penggantian biaya yang telah dikeluarkan karyawan terkait operasional atau tugas perusahaan.

7. Izin: Pengajuan izin sementara dalam waktu kerja (misalnya izin keluar kantor, izin tidak masuk kerja karena urusan pribadi yang bukan cuti sakit/tahunan).

8. Cash Advance: Permohonan untuk mendapatkan uang muka atau kebutuhan biaya operasional.

9. Attendance Request: Pengajuan terkait koreksi atau penyesuaian data kehadiran (misalnya, jika lupa check-in/out atau ada masalah teknis).

Sebagai administrator, Anda akan mengakses permintaan-permintaan ini melalui modul terkait di dasbor Anda (misalnya, "Time Management" untuk Cuti/Lembur/Izin/SPPD/Perubahan Shift/Attendance Request, dan "Finance" untuk Reimbursement/Cash Advance) untuk melakukan tindakan persetujuan atau penolakan.

Umumnya, ketika karyawan mengajukan sebuah permintaan, notifikasi awal terkait persetujuan dapat dikirimkan melalui email kepada pihak yang berwenang untuk persetujuan pertama (misalnya, manajer langsung). Setelah persetujuan awal, atau secara langsung, permintaan tersebut akan masuk ke dasbor atau modul terkait di akun administrator untuk ditinjau dan ditindaklanjuti.

Alur Persetujuan Overtime

 

Flowchart ini menggambarkan proses persetujuan lembur (Overtime Approval), yang juga melibatkan Requester dan Approver(s). Secara umum, alur ini sangat mirip dengan "SPPD Approval" dengan satu perbedaan kunci pada bagian aksi "Tolak" oleh Approver.

Bagian Requester: (Sama persis dengan SPPD Approval)

1. Start

2. Mengirim permohonan

3. (Sistem) mengirim notif ke approver terkait

4. Ingin membatalkan?

   • Status belum selesai? (selesai, dibatalkan, ditolak):

     • Ya:

       • Batalkan

       • (Sistem) update status "Dibatalkan"

       • Stop

     • Tidak:

       • Tidak bisa dibatalkan

5. Memperbaharui permohonan: (Ini adalah jalur yang akan diambil jika permohonan dikembalikan oleh approver)

Bagian Approver(s):

1. Approver ke-n memproses permohonan: Approver yang menerima notifikasi akan memproses permohonan.

2. Aksi: Approver memiliki dua pilihan aksi:

   • Tolak:

     • Kembalikan?: Ini adalah perbedaan utama dari flowchart SPPD. Di sini, Approver memiliki opsi untuk mengembalikan permohonan kepada Requester untuk diperbaiki/direvisi, bukan langsung menolaknya secara final.

       • Ya (Kembalikan):

         • Update Status "Dikembalikan": Sistem memperbarui status menjadi "Dikembalikan".

         • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem memberitahu requester bahwa permohonan dikembalikan. Requester kemudian dapat "Memperbaharui permohonan".

       • Tidak (Tolak secara final):

         • (Sistem) update status "Ditolak": Sistem memperbarui status menjadi "Ditolak".

         • Stop: Proses berakhir.

   • Setujui: (Sama persis dengan SPPD Approval)

     • (Sistem) update status "Disetujui" tapi belum Selesai

     • Masih ada approver selanjutnya?:

       • Ya:

         • (Sistem) mengirim notif ke approver selanjutnya

       • Tidak:

         • (Sistem) update status "Selesai"

         • (Sistem) mengirim notif ke requester

         • Stop

Alur Persetujuan SPPD

Flowchart ini menggambarkan proses persetujuan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), yang melibatkan dua pihak utama: Requester dan Approver(s).

Bagian Requester:

1. Start: Proses dimulai.

2. Mengirim permohonan: Requester mengajukan permohonan SPPD.

3. (Sistem) mengirim notif ke approver terkait: Setelah permohonan dikirim, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada approver yang bersangkutan.

4. Ingin membatalkan?: Requester memiliki opsi untuk membatalkan permohonan.

   • Status belum selesai? (selesai, dibatalkan, ditolak): Sistem memeriksa status permohonan.

     • Ya (belum selesai):

       • Batalkan: Requester memutuskan untuk membatalkan.

       • (Sistem) update status "Dibatalkan": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Dibatalkan".

       • Stop: Proses berakhir.

     • Tidak (sudah selesai, dibatalkan, atau ditolak):

       • Tidak bisa dibatalkan: Permohonan tidak dapat dibatalkan jika statusnya sudah final.

5. Memperbaharui permohonan: Requester dapat memperbaharui permohonan. (Alur ini kemungkinan terjadi jika permohonan ditolak atau ada instruksi untuk revisi, meskipun tidak secara eksplisit ditunjukkan dari jalur "Tolak" Approver).

Bagian Approver(s):

1. Approver ke-n memproses permohonan: Approver yang menerima notifikasi akan memproses permohonan.

2. Aksi: Approver memiliki dua pilihan aksi:

   • Tolak:

     • (Sistem) update status "Ditolak": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Ditolak".

     • Stop: Proses berakhir (untuk alur ini).

   • Setujui:

     • (Sistem) update status "Disetujui" tapi belum Selesai: Sistem memperbarui status menjadi "Disetujui" namun menandakan bahwa proses persetujuan mungkin belum final (jika ada approver berikutnya).

     • Masih ada approver selanjutnya?: Sistem memeriksa apakah ada approver lain yang harus menyetujui permohonan ini (misalnya, berjenjang).

       • Ya:

         • (Sistem) mengirim notif ke approver selanjutnya: Sistem mengirimkan notifikasi kepada approver berikutnya. Proses kembali ke "Approver ke-n memproses permohonan" untuk approver selanjutnya.

       • Tidak: (Semua approver sudah menyetujui)

         • (Sistem) update status "Selesai": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Selesai" (fully approved).

         • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem mengirimkan notifikasi kepada requester bahwa permohonan telah disetujui sepenuhnya.

         • Stop: Proses berakhir.

Pengelolaan Pengguna (User)

List Pengguna Aplikasi HR

Modul "Pengguna" di dalam menu "Administrator" berfungsi untuk mengelola akun akses sistem Aplikasi HR. Ini mencakup baik akun karyawan maupun akun dengan peran administratif. Modul ini berbeda dengan "Manajemen Karyawan" yang berfokus pada data personal dan pekerjaan karyawan, karena "Pengguna" lebih khusus mengelola kredensial dan hak akses ke dalam platform.

Untuk mengakses modul ini: Navigasi melalui menu samping: Administrator > User.

Pada tampilan modul "Pengguna", Anda akan menemukan elemen-elemen berikut:

1. Kotak Pencarian Pengguna (Search User):

   • Disediakan untuk mempermudah pencarian pengguna spesifik berdasarkan nama atau kriteria lainnya.

2. Tombol Aksi Cepat:

   • Add User (Tambah Pengguna): Digunakan untuk membuat akun pengguna baru di Aplikasi HR, baik untuk karyawan yang baru bergabung atau untuk administrator tambahan.

   • Download Template (Unduh Template): Tombol ini berfungsi untuk mengunduh berkas template (misalnya dalam format CSV atau Excel) yang dapat digunakan untuk mengunggah daftar pengguna dalam jumlah besar (bulk upload).

3. Tabel Daftar Pengguna: Tabel ini menampilkan daftar pengguna yang terdaftar dalam sistem dengan detail berikut:

   • Employee Name (Nama Karyawan): Nama lengkap pengguna atau karyawan.

   • Branch (Cabang): Informasi cabang tempat pengguna/karyawan berafiliasi.

   • Organization (Organisasi): Unit atau departemen dalam struktur organisasi pengguna/karyawan.

   • Actions (Tindakan): Kolom ini berisi tombol aksi (ditandai dengan "...") yang saat diklik akan menampilkan opsi spesifik untuk pengguna tersebut:

     • View: Melihat detail lengkap dari profil dan informasi akun pengguna.

     • Edit: Mengubah data akun pengguna, informasi terkait, atau hak aksesnya.

     • Resign: Memproses status pengunduran diri karyawan/pengguna, yang mungkin akan mengubah status akunnya di sistem.

     • Delete: Menghapus akun pengguna dari sistem Aplikasi HR. Perhatian: Hapus akun sebaiknya dilakukan dengan hati-hati dan sesuai kebijakan perusahaan.

Catatan Penting: Modul "Pengguna" ini memiliki keterkaitan erat dengan modul "Role" (Peran) yang juga berada di bawah menu "Administrator". Modul "Role" digunakan untuk mendefinisikan dan mengelola berbagai peran dengan set izin dan hak akses yang berbeda, yang kemudian akan diterapkan saat Anda membuat atau mengedit akun pengguna di modul ini. Pengelolaan pengguna yang tepat sangat krusial untuk menjaga keamanan data dan memastikan setiap pengguna memiliki akses yang sesuai dengan lingkup tanggung jawab mereka.

Job Position

Pada fitur ini admin dapat menambahkan posisi pekerjaan apa saja yang ada pada perusahaan.

1. Login web sebagai admin.
2. Klik menu Administrator > Role.

   

3. Halaman akan seperti ini, jika ingin menambahkan role atau posisi pekerjaan baru anda dapat klik Add New Role. 

   

4. Pada menu ini juga admin dapat melakukan edit pada setiap role, seperti karyawan siapa saja yang berada pada job posistion ini.

   

    
   

   

5. Kemudian klik Submit untuk memperbarui posisi pekerjaan di dalam perusahaan.