Manajemen Approval Request

Aplikasi HR menyediakan berbagai fitur bagi karyawan untuk mengajukan permintaan secara mandiri (Employee Self-Service). Sebagai administrator, Anda bertanggung jawab untuk meninjau dan mengelola permintaan ini. Penting untuk diketahui bahwa setiap permintaan yang diajukan karyawan akan memerlukan proses persetujuan (approval).

Alur Persetujuan Perizinan


flowchart-approval-permit.png

Flowchart ini menggambarkan proses persetujuan izin, yang melibatkan dua pihak utama: Requester dan Approver(s).

Bagian Requester:

  1. Start: Proses dimulai.

  2. Mengirim permohonan: Requester mengajukan permohonan izin.

  3. (Sistem) mengirim notif ke approver terkait: Setelah permohonan dikirim, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada approver yang bersangkutan.

  4. Ingin membatalkan?: Requester memiliki opsi untuk membatalkan permohonan.

    • Status belum selesai? (selesai, dibatalkan, ditolak): Sistem memeriksa status permohonan.

      • Ya (belum selesai):

        • Batalkan: Requester memutuskan untuk membatalkan.

        • (Sistem) update status "Dibatalkan": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Dibatalkan".

        • Stop: Proses berakhir.

      • Tidak (sudah selesai, dibatalkan, atau ditolak):

        • Tidak bisa dibatalkan: Permohonan tidak dapat dibatalkan jika statusnya sudah final.

  5. Memperbaharui permohonan: Requester dapat memperbaharui permohonan. Jalur ini akan diambil jika permohonan dikembalikan oleh approver.

Bagian Approver(s):

  1. Approver ke-n memproses permohonan: Approver yang menerima notifikasi akan memproses permohonan.

  2. Aksi: Approver memiliki dua pilihan aksi:

    • Tolak:

      • Kembalikan?: Approver memiliki opsi untuk mengembalikan permohonan kepada Requester untuk diperbaiki/direvisi, bukan langsung menolaknya secara final.

        • Ya (Kembalikan):

          • Update Status "Dikembalikan": Sistem memperbarui status menjadi "Dikembalikan".

          • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem memberitahu requester bahwa permohonan dikembalikan. Requester kemudian dapat "Memperbaharui permohonan".

        • Tidak (Tolak secara final):

          • (Sistem) update status "Ditolak": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Ditolak".

          • Stop: Proses berakhir.

    • Setujui:

      • (Sistem) update status "Disetujui" tapi belum Selesai: Sistem memperbarui status menjadi "Disetujui" namun menandakan bahwa proses persetujuan mungkin belum final (jika ada approver berikutnya).

      • Masih ada approver selanjutnya?: Sistem memeriksa apakah ada approver lain yang harus menyetujui permohonan ini (misalnya, persetujuan berjenjang).

        • Ya:

          • (Sistem) mengirim notif ke approver selanjutnya: Sistem mengirimkan notifikasi kepada approver berikutnya. Proses kembali ke "Approver ke-n memproses permohonan" untuk approver selanjutnya.

        • Tidak: (Semua approver sudah menyetujui)

          • (Sistem) update status "Selesai": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Selesai" (fully approved).

          • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem mengirimkan notifikasi kepada requester bahwa permohonan telah disetujui sepenuhnya.

          • Stop: Proses berakhir.

Jenis Permintaan

Jenis-Jenis Permintaan yang Dapat Diajukan Karyawan:

Berikut adalah daftar jenis permintaan yang dapat diajukan oleh karyawan melalui Aplikasi HR, yang kemudian akan masuk ke alur persetujuan Anda sebagai admin:

  1. Foto: Permintaan untuk mengubah atau memperbarui foto profil karyawan.

  2. Cuti: Permohonan cuti karyawan, termasuk detail jenis cuti dan durasi. Administrator perlu memeriksa kuota cuti yang tersedia sebelum menyetujui.

  3. Lembur: Permohonan untuk mencatat waktu kerja tambahan atau pengajuan lembur.

  4. SPPD (Surat Perintah Perjalanan Dinas): Pengajuan perjalanan dinas resmi oleh karyawan, termasuk detail tujuan, durasi, dan tujuan perjalanan.

  5. Perubahan Shift: Permohonan untuk mengubah jadwal atau lokasi kerja (shift) karyawan.

  6. Reimbursement: Pengajuan penggantian biaya yang telah dikeluarkan karyawan terkait operasional atau tugas perusahaan.

  7. Izin: Pengajuan izin sementara dalam waktu kerja (misalnya izin keluar kantor, izin tidak masuk kerja karena urusan pribadi yang bukan cuti sakit/tahunan).

  8. Cash Advance: Permohonan untuk mendapatkan uang muka atau kebutuhan biaya operasional.

  9. Attendance Request: Pengajuan terkait koreksi atau penyesuaian data kehadiran (misalnya, jika lupa check-in/out atau ada masalah teknis).

Sebagai administrator, Anda akan mengakses permintaan-permintaan ini melalui modul terkait di dasbor Anda (misalnya, "Time Management" untuk Cuti/Lembur/Izin/SPPD/Perubahan Shift/Attendance Request, dan "Finance" untuk Reimbursement/Cash Advance) untuk melakukan tindakan persetujuan atau penolakan.

Umumnya, ketika karyawan mengajukan sebuah permintaan, notifikasi awal terkait persetujuan dapat dikirimkan melalui email kepada pihak yang berwenang untuk persetujuan pertama (misalnya, manajer langsung). Setelah persetujuan awal, atau secara langsung, permintaan tersebut akan masuk ke dasbor atau modul terkait di akun administrator untuk ditinjau dan ditindaklanjuti.

Alur Persetujuan Overtime

 

flowchart-approval-permit.png

Flowchart ini menggambarkan proses persetujuan lembur (Overtime Approval), yang juga melibatkan Requester dan Approver(s). Secara umum, alur ini sangat mirip dengan "SPPD Approval" dengan satu perbedaan kunci pada bagian aksi "Tolak" oleh Approver.

Bagian Requester: (Sama persis dengan SPPD Approval)

  1. Start

  2. Mengirim permohonan

  3. (Sistem) mengirim notif ke approver terkait

  4. Ingin membatalkan?

    • Status belum selesai? (selesai, dibatalkan, ditolak):

      • Ya:

        • Batalkan

        • (Sistem) update status "Dibatalkan"

        • Stop

      • Tidak:

        • Tidak bisa dibatalkan

  5. Memperbaharui permohonan: (Ini adalah jalur yang akan diambil jika permohonan dikembalikan oleh approver)

Bagian Approver(s):

  1. Approver ke-n memproses permohonan: Approver yang menerima notifikasi akan memproses permohonan.

  2. Aksi: Approver memiliki dua pilihan aksi:

    • Tolak:

      • Kembalikan?: Ini adalah perbedaan utama dari flowchart SPPD. Di sini, Approver memiliki opsi untuk mengembalikan permohonan kepada Requester untuk diperbaiki/direvisi, bukan langsung menolaknya secara final.

        • Ya (Kembalikan):

          • Update Status "Dikembalikan": Sistem memperbarui status menjadi "Dikembalikan".

          • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem memberitahu requester bahwa permohonan dikembalikan. Requester kemudian dapat "Memperbaharui permohonan".

        • Tidak (Tolak secara final):

          • (Sistem) update status "Ditolak": Sistem memperbarui status menjadi "Ditolak".

          • Stop: Proses berakhir.

    • Setujui: (Sama persis dengan SPPD Approval)

      • (Sistem) update status "Disetujui" tapi belum Selesai

      • Masih ada approver selanjutnya?:

        • Ya:

          • (Sistem) mengirim notif ke approver selanjutnya

        • Tidak:

          • (Sistem) update status "Selesai"

          • (Sistem) mengirim notif ke requester

          • Stop

Alur Persetujuan SPPD

flowchart-approval-permit (1).png

Flowchart ini menggambarkan proses persetujuan Surat Perintah Perjalanan Dinas (SPPD), yang melibatkan dua pihak utama: Requester dan Approver(s).

Bagian Requester:

  1. Start: Proses dimulai.

  2. Mengirim permohonan: Requester mengajukan permohonan SPPD.

  3. (Sistem) mengirim notif ke approver terkait: Setelah permohonan dikirim, sistem secara otomatis mengirimkan notifikasi kepada approver yang bersangkutan.

  4. Ingin membatalkan?: Requester memiliki opsi untuk membatalkan permohonan.

    • Status belum selesai? (selesai, dibatalkan, ditolak): Sistem memeriksa status permohonan.

      • Ya (belum selesai):

        • Batalkan: Requester memutuskan untuk membatalkan.

        • (Sistem) update status "Dibatalkan": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Dibatalkan".

        • Stop: Proses berakhir.

      • Tidak (sudah selesai, dibatalkan, atau ditolak):

        • Tidak bisa dibatalkan: Permohonan tidak dapat dibatalkan jika statusnya sudah final.

  5. Memperbaharui permohonan: Requester dapat memperbaharui permohonan. (Alur ini kemungkinan terjadi jika permohonan ditolak atau ada instruksi untuk revisi, meskipun tidak secara eksplisit ditunjukkan dari jalur "Tolak" Approver).

Bagian Approver(s):

  1. Approver ke-n memproses permohonan: Approver yang menerima notifikasi akan memproses permohonan.

  2. Aksi: Approver memiliki dua pilihan aksi:

    • Tolak:

      • (Sistem) update status "Ditolak": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Ditolak".

      • Stop: Proses berakhir (untuk alur ini).

    • Setujui:

      • (Sistem) update status "Disetujui" tapi belum Selesai: Sistem memperbarui status menjadi "Disetujui" namun menandakan bahwa proses persetujuan mungkin belum final (jika ada approver berikutnya).

      • Masih ada approver selanjutnya?: Sistem memeriksa apakah ada approver lain yang harus menyetujui permohonan ini (misalnya, berjenjang).

        • Ya:

          • (Sistem) mengirim notif ke approver selanjutnya: Sistem mengirimkan notifikasi kepada approver berikutnya. Proses kembali ke "Approver ke-n memproses permohonan" untuk approver selanjutnya.

        • Tidak: (Semua approver sudah menyetujui)

          • (Sistem) update status "Selesai": Sistem memperbarui status permohonan menjadi "Selesai" (fully approved).

          • (Sistem) mengirim notif ke requester: Sistem mengirimkan notifikasi kepada requester bahwa permohonan telah disetujui sepenuhnya.

          • Stop: Proses berakhir.